Szafy na dokumenty jako ochrona dokumentów

Meble na wymiar dla firm i domów

Szafy na dokumenty jako ochrona dokumentów

Szafy na dokumenty w firmie

Odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji firmowej ma szczególne znaczenie. Jakie meble biurowe powinniśmy wtedy wybrać, aby zagwarantować dokumentom skuteczną ochronę?

Faktury, rachunki, akta osobowe pracowników, księgi, projekty, gwarancje, certyfikaty – w firmach przechowuje się szereg różnych dokumentów. Zasługują one na szczególną ochronę, ponieważ w przeciwnym przypadku mogą ulec uszkodzeniu albo dostać się w niepowołane ręce. Zatem, jakie szafy na dokumenty powinniśmy wtedy wybrać?

Skuteczna ochrona dokumentów to podstawa

Przy doborze umeblowania biurowego zakupienie odpowiednich szaf na dokumenty ma szczególne znaczenie. Powinniśmy wtedy zapewnić im podwójną ochronę, a mianowicie przed czynnikami zewnętrznymi jak uszkodzeniami wywołanymi przez wilgoć, rozdarciami czy pognieceniem, ale również przed dostępem przez niepowołane osoby.

W sklepach dostarczających meble biurowe, w tym między innymi w asortymencie firmy GAUDIA z Olsztyna, możemy znaleźć pełną gamę szaf na dokumenty. Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę podczas ich doboru?

Solidne materiały

Przede wszystkim szafa na dokumenty powinna być wykonana z solidnych materiałów. W tej roli najlepiej sprawdzą się szafy metalowe, które są wykonane z grubej blachy odpornej na uderzenia oraz zabezpieczonej przed korodowaniem.

Lepiej zrezygnować z kolei z szaf wykonanych z płyt meblowych oraz z drewna, ponieważ są one bardziej narażone na uszkodzenia i nie zapewniają tak skutecznej ochrony jak modele metalowe.

Bezpieczne zamknięcie

Najlepsza szafa na dokumenty to szafa, która posiada zamykane drzwi – może być to szafa jednodrzwiowa albo dwudrzwiowa w zależności od jej rozmiaru. Wygodniejsza będzie jednak szafa dwudrzwiowa, szczególnie taka, która posiada szeroki kąt rozwarcia drzwi.

Na bezpieczne zamknięcie szafy ma także wpływ zamek – najlepiej, aby szafa posiadała zamek kluczowy albo zamek szyfrowy elektroniczny, który pozwoli na zabezpieczenie wnętrza przed niepowołanymi osobami.

Rozmiar szafy

Rozmiar szafy na dokumenty dobieramy indywidualnie w zależności od tego, jak dużo dokumentów chcemy w nich przechowywać. W sprzedaży znajdziemy szafy o różnych rozmiarach, co pozwala nam na dopasowanie ich praktycznie do każdego miejsca.

Gdy chcemy dodatkowo powiększyć pojemność szafy, możemy wybrać również model z nadstawką – wtedy uzyskamy dodatkową przestrzeń.

Klasa szafy

Jeśli chcemy przechowywać w szafie dokumenty posiadające klauzule „poufne”, „tajne” albo „ściśle tajne”, powinniśmy zdecydować się na szafy na dokumenty posiadające odpowiednie klasy potwierdzone certyfikatami i atestami.

Stosuje się wtedy dwa rodzaje szaf z klasą, a mianowicie szafy MS, które dzieli się na klasy A, B oraz C, a także szafy w SD – jeszcze mocniejsze, pancerne, które mają klasy S1, S2 oraz 0.

Warto także wskazać, że w sprzedaży znajdziemy szafy na dokumenty posiadające odporność ogniową – stosuje się wówczas specjalne konstrukcje ognioodporne, które zapewniają dodatkową ochronę dla dokumentów w razie wystąpienia pożaru. Im wyższa klasa szafy, tym dłuższa ochrona przed płomieniami. Warto jednak wskazać, że nie istnieją całkowicie ognioodporne szafy, ponieważ chronią one zawartość przed ogniem tylko na wyznaczony czas.

Podsumowanie

Podsumowując, jeśli chcemy zdecydować się na bezpieczne przechowywanie dokumentacji firmowej, musimy pamiętać o tym, jak duże znaczenie ma dobór właściwych szaf na dokumenty. Odpowiednio dobrane zapewniają najlepszą ochronę!